Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатная численность работников – это число трудоустроенных субъектов, которые учитываются в штат компании, закрепленный в соответствующем расписании. При этом в штат могут включаться только те сотрудники предприятия, которые трудоустроены в нем в качестве основного места работы.
Источники анализируемых данных
Источниками данных, по которым производится анализ расхода трудовых ресурсов, являются:
- Табели учета рабочего времени, в которых ежедневно отражают сведения о явке сотрудников на работу, продолжительности рабочего дня и недели, количестве выходных и праздничных дней, причинах пропусков;
- Фотография рабочего дня (данные мониторинга);
- Отчеты о выполнении планов;
- Статистические данные о структуре кадров, их текучести;
- Документы отдела кадров о приеме, увольнении, обучении, повышении квалификации сотрудников;
- Данные о потерях из-за выпуска бракованной продукции.
Рентабельность персонала
В процессе анализа использования трудовых ресурсов и факторов, влияющих на трудозатраты, оценивают рентабельность кадров. Для расчета рентабельности прибыль, полученную за определенный период, делят на списочное количество работников. Полученное число умножают на 100.
Рентабельность (прибыль на одного работника) непосредственно зависит от производительности труда, затрат времени на выпуск продукции, продолжительности рабочего дня, состояния оборудования. По показателю рентабельности судят об эффективности производственной деятельности и организации трудового процесса.
Оценка полноты использования рабочего времени, а также показателей, характеризующих состав кадров, необходима для принятия важных решений по управлению производством. Аналитические службы выявляют последствия потерь рабочего времени, дают рекомендации по снижению текучести кадров, усилению заинтересованности работников в повышении производительности труда. Целью анализа трудовых затрат и обеспеченности производства кадрами является выработка мер по снижению трудоемкости работ и повышению рентабельности предприятия.
Методики расчета штатной численности
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
| Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Расчет необходимой штатной численности сотрудников
Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.
Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:
Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.
Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.
Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.
В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.
На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:
- нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
- плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
- среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
- фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
- штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
- явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.
Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.
Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе.
Что такое коэффициент отсутствия?
Уровень отсутствия — это метрика для измерения скорости, с которой сотрудник отсутствует на работе. Периодические отсутствия сотрудников являются обычным явлением и могут быть вызваны многими законными причинами, включая болезнь, визиты к врачу, отпуск, праздники или чрезвычайные семейные обстоятельства. Они могут быть запланированы заранее или внезапно, но работодателям относительно легко с ними справиться. Сотрудникам может даже потребоваться длительный отпуск по таким причинам, как операция или уход за новорожденным. Однако если работник пропускает рабочие дни привычно и часто, не планируя этого, не объявляя об этом и не получая официального разрешения и отпуска заранее, это явление является прогулом.
Пример расчета коэффициента планируемых невыходов рабочих, занятых в сфере водоснабжения и (или) водоотведения
Для определения списочной численности рабочих необходимо учесть коэффициент планируемых невыходов на работу, принимающий во внимание ежегодные отпуска, неявки на работу, оформленные листками нетрудоспособности, неявки в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей и т.д.
Итак, как рассчитать коэффициент невыходов?
В таблице 1 представлен пример расчета коэффициента невыходов на работу рабочих организации, осуществляющих свою трудовую деятельность в районе Крайнего Севера.
Таблица 1. Расчет планируемых невыходов на работу рабочих
количество рабочих дней в год
Производственный календарь на 2016 год
количество рабочих часов в год
Производственный календарь на 2016 год
невыход работников (план):
Расчет: строка 3.1*строка 3.2
отпуск 1 работника, в том числе:
Ежегодный отпуск 28 календарных дней + 6 дней доплаты отпуска за вредные условия труда
Глава 19 статья 115 Трудового Кодекса РФ
ежегодный дополнительный отпуск в районах Крайнего Севера
раздел III статья 14. Дополнительный отпуск Закона РФ №4520-1 от 19.02.1993 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»
отпуск за вредные условия работы
в соответствии с п.5.1.13 Правил внутреннего трудового распорядка организации
нормативная численность рабочих (явочная)
Расчет нормативной явочной численности рабочих
невыход работников (план), в том числе:
Из расчета среднечасового рабочего дня, составляющего 7,82 часа
Коэффициент невыходов (план)
Расчет: 1 + (строка 4/строка 3.2/строка 2)
Расчет коэффициента невыходов на работу используется:
Расчет коэффициента планируемых невыходов на работу, представленный в таблице 1, выполнен с учетом количества рабочих дней/часов в соответствии с производственным календарем на 2016 год.
Плановое количество дней-невыходов работников также учитывает:
Нормативная численность рабочих принята в соответствии с произведенным расчетом нормативной численности рабочего персонала в размере 13,79 ед.
Плановое количество рабочих часов невыхода рабочего персонала рассчитано исходя отпуска, составляющего 58 дней, приходящегося на каждого сотрудника рабочего персонала в количестве 13,79 ед., а также с учетом среднесуточного количества рабочих часов в количестве 7,82 ч.
Расчет среднесуточного количества рабочих часов, приходящегося на 1 работника, выполнен на основании графиков сменности, установленных в организации на 2015 год.
Пример расчета коэффициента планируемых невыходов рабочих, занятых в сфере водоснабжения и (или) водоотведения
В соответствии с Приказом государственного Комитета Российской Федерации по строительной, архитектурной и жилищной политике №66 от 22.03.1999 «Об утверждении рекомендаций по нормированию труда работников водопроводно-канализационного хозяйства» (далее – Приказ №66 от 22.03.1999) нормативами предусмотрена для руководителей, специалистов и служащих — списочная численность, для рабочих — явочная численность.
Для определения списочной численности рабочих необходимо учесть коэффициент планируемых невыходов на работу, принимающий во внимание ежегодные отпуска, неявки на работу, оформленные листками нетрудоспособности, неявки в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей и т.д.
Итак, как рассчитать коэффициент невыходов?
В таблице 1 представлен пример расчета коэффициента невыходов на работу рабочих организации, осуществляющих свою трудовую деятельность в районе Крайнего Севера.
Фактическая численность работников
Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.
Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.
Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.
Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора
Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:
Кн = 1 + Дн
где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;
Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100 .
С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.
Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2021 года.
В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).
Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2021 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.
Нормы, применяемые для расчета численности управленческого персонала
Для определения НЧ управленческого штата в СССР существовали отраслевые нормативы. Сегодня нередко оказывается, что управленческий штат непомерно раздут, и перед кадровиком директор ставит высказать соображения относительно НЧ управленцев. Вот краткие рекомендации:
- на 1 менеджера должно быть от 5 до 15 подчиненных (цифры варьируются в зависимости от профиля компании: чем более рутинной работой занимаются подчиненные, тем их может быть больше; меньше всего подчиненных должно быть у руководителя в сфере интеллектуальных разработок, консалтинга и т.п.);
- 30% руководителей и 70% исполнителей — такова наиболее гармоничная структура компании.
Методики расчета штатной численности
Кадровый учет, отчеты по сотрудникам, автоматический расчет зарплаты, пособий, командировочных и удержаний в удобном бухгалтерском веб-сервисе
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
- времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
- нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
- времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
- численности — число работников, которых может организовать один менеджер.
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
| Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Как рассчитать штатную численность работников
Автоматичекий расчет заработной платы, многопользовательский режим, бесплатные обновления и техподдержка в онлайн сервисе Контур.Бухгалтерия!
Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:
Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)
где Ов — плановый объем работ или выручки;
Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);
Впл — плановая выработка на одного работника;
Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.
Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).
Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2019 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2018 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.
Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).
2.1. Аварийно-ремонтные службы (АРС) создаются для аварийно-диспетчерского обслуживания общих коммуникаций и технических устройств, относящихся к общему имуществу многоквартирного дома (внутридомовое оборудование и сети теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения и электроснабжения).
2.2. При организации и производстве аварийно-диспетчерского обслуживания должны соблюдаться требования, изложенные в «Правилах и нормах технической эксплуатации жилищного фонда», утвержденных Постановлением Госстроя РФ от 27 сентября 2003 г . № 170 и иных нормативных правовых документов, регламентирующих выполнение работ аварийно-диспетчерского обслуживания, определенных в установленном порядке.
2.3. При аварийно-диспетчерском обслуживании должны вестись отдельные журналы на выполняемые работы. Рекомендуемая форма ведения записей в журнале представлена в Таблице 1.
Таблица 1
Журнал учета заявок населения на устранение аварий
и неполадок коммуникаций и технических устройств,
относящихся к общему имуществу многоквартирного дома
Адрес и фамилия собственника или нанимателя
Аварии и неполадки
Отметка об исполнении
2.4. Для обеспечения рациональной работы в АРС должен быть комплект рабочей документации на все объекты, сети и сооружения, схемы всех отключающих и запорных узлов систем оборудования, планы подземных коммуникаций, комплекты ключей от всех рабочих, подвальных и чердачных помещений жилых домов.
2.5. Заявки должны рассматриваться АРС в день их поступления, не позднее, чем на следующий день должно быть организовано их устранение. В тех случаях, когда для устранения аварий и неполадок требуется длительное время или запчасти, которых в данный момент нет в наличии, необходимо о принятых решениях сообщить заявителю.
Аналогичные меры должны быть приняты и по заявкам, полученным по телефону или через систему диспетчерской связи.
2.6. Персонал аварийно-ремонтной службы и материальная часть должны постоянно находиться в полной готовности, обеспечивающей немедленный выезд бригад к месту аварий в любое время суток.
2.7. В помещении аварийно-ремонтной службы должны быть: схема района, список и адреса организаций, журнал учета аварий, городские телефоны, домашние адреса руководителей хозяйств, их домашние и служебные телефоны.
2.8. Аварийные заявки устраняются в сроки, указанные в таблице 2. Заявки, связанные с обеспечением безопасности проживания, устраняются в срочном порядке.
Методики расчета численности персонала
Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.
- Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.
Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.
- Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.
Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.
- Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.
Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.
- Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.
Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.
- Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.
Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал
- Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.
Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.
Принцип 8. Оптимальной считаем загруженность работников в диапазоне от 85% до 115%
Под загруженностью можно понимать отношение объема работы, выполняемого работником, к фонду рабочего времени. Эта же цифра отражает количество штатных единиц на выполнение определенного объема работы.
Пример. Выполнение производственного задания занимает у рабочего 156 часов в месяц при фонде рабочего времени 168 часов в месяц. Его загруженность составляет 156/168=93%
Работы может быть больше или меньше, добиться равномерной 100%-ной загруженности добиться удается не всегда. Логично предположить, что при колебаниях загруженности в диапазоне 85-115% среднемесячная загруженность должна составить 100%. Следуя этой логике, говорить о введении дополнительной штатной единицы можно, если загруженность превышает 115%. Важно учитывать, что работа со 115-процентной нагрузкой допустима тогда, когда организация и специфика производство позволяет компенсировать «перегрузку» повышением производительности и интенсивности труда. Если все рабочие операции жестко нормированы по времени, «поднапрячься» не получится. Тогда даже если ваши сотрудники готовы работать сверхурочно, загрузить их больше, чем на 106% от годового фонда рабочего времени не получится — Трудовой Кодекс запрещает переработку свыше 120 часов в год.